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文件的5S管理

来源:    发布时间:2020-09-29     浏览次数:

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dafa娱乐场6S咨询公司概述:在文件中,公司的各种规章制度,技术规范,数据记录的书面形式是公司正常动作的重要保证。有一位前辈曾经这么说过,看一个公司的管理水平的高低,就看这家公司5S管理水平的高低。也可以说,看一家公司5S管理水平的高低,就看这家公司寻找文件的速度。

 

由此可见,文件管理的好坏体现了公司整体管理水平的高低,所以文件的5S管理不可以等闲视之,而从另外一个角度,文件管理确实体现了5S管理的每一个内容。

 

(1)整理

 

文件怎么来做5S管理?

 

明确哪一类的文件需要?

 

哪一类的文件不需要?

 

无效和不需要的文件,我们就要去考虑及时地清理。

 

(2)整顿

 

将文件分门别类地保存,制作目录索引,便于查找。

 

(3)清扫

 

文件防潮、防尘,还有防虫,文件定期补修维护。

 

(4)清洁

 

专人管理、责任分明,清洁就是把整理、整顿与清扫标准化。

 

(5)修养

 

使用完后及时地归位,然后培养一种爱护文件,节省用纸,按规定要求来制订发行文件的资料。

 

文件管理整个流程并不复杂,一般它有四个步骤。

 

分门别类;

 

存档管理;

 

日常管理;

 

日常维护。

 

①分门别类

 

就是对现有的文件进行分类,便于后期的检查或者查找管理,如作为制造部的相关文件,可以分为几种:

 

5S管理

 

②存档管理

 

a使用合适的文件夹;

 

使用合适的文件夹,选购一些容易存放,保管的文件夹,大小根据文件的大小,我可以选择A4的,A3的,或者说是B5的类型,但也可以用颜色来管理,有规律地使用,切忌五花八门,像国旗一样。

 

厚度也要考虑,比方说可以考虑五厘米或八厘米,或十厘米的规格,容量太大,就像搬砖头一样,非常不方便。

 

b在文件夹的封面或者侧面注明类别名称,管理的担当者,保管的期限。

 

c在首页建立目录表,必要时每一类都设计成拉页,以便于寻找。

 

③日常管理

 

日常管理就是设置专门的文件柜,用来存放文件,设置条形带,便于管理和取放,定期管理要做好防潮、防尘、防火等工作,把这些事情做好了,就是说我们有了一种日常维护的习惯。发行新版本时及时地回收销毁旧版本,具有参考价值的资料要特别注明,文件变更时要及时地更改目录索引。

 

④日常维护

 

a发行新版本时,及时回收销毁旧版本;

 

b仅具有参考价值的资料,要特别注明;

 

c文件变更时,要及时更改目录索引。

 

以上说的这些,无非只有一个目的,就是如何将有限的资源,合理有效地用在刀刃上,使人力、物力、财力,都能发挥最大的作用,使人发挥所长,物尽其用,物超所值,使成本降低,效率提高,塑造优秀企业和优秀的企业文化,使5S管理能顺利开展,企业发展再上一个更高的台阶。 




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